Исторически так сложилось, что документ служил доказательством, так как он создавался для свидетельствования чего-то или подтверждения права на что-либо.
Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует эти решения, подтверждает факт их исполнения. Так документ выполняет правовую функцию. В первую очередь, для документа, важна его юридическая сила. Бланк документа должен содержать достоверную информацию. Документ выполняет и коммуникативную функцию, он средство связи между различными должностными лицами, государственными организациями, структурными подразделениями, управляющей и управляемой системой.
Бланк документа, содержащий информацию, обеспечивает ее сохранность и накопление, возможность предоставления ее другим лицам, неоднократные применение, повторные и многократные возвращения к информации в любое время. То есть документ выполняет еще и информационную функцию. Мы видим, что один документ выполняет множество функций. Он многофункционален. Так что же такое документ? Ведь не все, что записано, может им считаться. В первую очередь обратимся к определению понятия документ. Здесь не все так просто. Единого понятия документа не существует. Разрозненность понятийного аппарата объясняется, что нет единого правового подхода к определению статуса документа. Информацию о документах, документированию и работе с шаблонами и бланками, после скачивания, приходится собирать по крупицам, мы с этим еще столкнемся.
Термин документ присутствует в Федеральных законах, нормативно-правовых актах и нормативно-методических документах. Все определения в них сформулированы по-разному, но есть несколько общих формулировок. Во-первых – это всегда зафиксированная информация. Во-вторых – это всегда информация с реквизитами. То есть всегда имеющие определенные составные части, например, подпись, дату, печать. Всего существуют 30 реквизитов, они закреплены в ГОСТе Р 7.097-2016.
Но, не достаточно просто записать информацию. Нужно правильно ее задокументировать, оформить использовать правильные реквизиты, выбрать правильный документа, скачать бланк и заполнить его.
Что такое бланк документа – это совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности.
Разные документы имеют разные наборы реквизитов. Наименования реквизитов конкретного документа определяется исходя из того, к какому виду документа он принадлежит. Для организационных документов – титульный лист с грифом утверждения. Для внутренних информационных или справочных – обращение к должностному лицу, текст, дата и подпись составителя. Для Приказов нужен общий бланк, текст содержащий распоряжение, подпись, дату и номер регистрации. Отсутствие или неправильное оформление одного или нескольких реквизитов в документе приводит к его недействительности. Однако нет единого документа, в котором определяются какие реквизиты к каким вид. Например, для протоколов собраний требования зафиксированы в ГК РФ и ФЗ об АО и ООО. Для первичных учетных документов, обязательные реквизиты закреплены в Законе о бухгалтерском учете.
Поэтому, приступая к оформлению документа, нужно в первую очередь, правильно выбрать вид документа. Что такое вид документа? Это классификационное понятие обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности, функционального назначения. Официальная классификация современных видов документов содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации. В классификаторе используются 80 наименований видов документов. Каждый из этих видов следует использовать в строго определенных ситуациях. Для российского делопроизводства выбор вида документа является принципиально важным. Законодательные и нормативно-правовые документы задают правила оформления документов на вид документа. Если будет неправильно выбран вид документа для документирования того или иного процесса, то документ не будет иметь юридическую силу.
Помимо понятия вид бланка документа, существует понятие разновидность документа. Шаблоны документов одного вида (наименования), могут быть различны по назначению, оформлению и содержанию. Например — протокол. Протокол собрания, протокол разногласий, протокол аттестации и даже протокол задержания. У всех этих документов – один вид документа, это протокол, но оформляются они по-разному.
© Источник: Бланковед.ру
